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CÓDIGO ÉTICO

14PGSI01_01
15.12.2021

Rev. 01 de 15.12.2021, Revisión con inserción de los apartados 4.8-4.9-4.10-4.11-4.12 y Capítulo 7.
Rev. 00 de 14.04.2014, Primera edición

 

1. LOS PRINCIPIOS RECTORES

Sintagma, que siempre ha estado comprometida con el estricto cumplimiento de los principios de referencia en el desempeño de sus actividades, con el fin de perseguir eficazmente el objetivo de mejora continua en el contexto de su Responsabilidad Social Corporativa, ha considerado oportuno adoptar y emitir el presente Código Ético. El presente documento recoge los mencionados principios y valores corporativos de referencia y las modalidades de comportamiento que de ellos se derivan.
Las actuaciones y comportamientos de todos los Destinatarios de este Código Ético (ver apartado específico) deben referirse a estos principios y normas, tanto en las relaciones profesionales internas como en las relaciones con partes externas a Sintagma.
La ética define, de hecho, un conjunto de reglas de conducta que deben ser seguidas por una o varias personas. Es el resultado de una profunda reflexión sobre las reglas y principios que deben seguirse en las actividades cotidianas. Por tanto, el ámbito de la ética no es teórico, sino práctico.
El Código Ético establece líneas de conducta encaminadas a que las actuaciones (prácticas) de las personas vinculadas a Sintagma se orienten hacia las exigencias de la Responsabilidad Social de la Empresa (ortopraxis), es decir, la capacidad de integrar armónicamente sus actividades empresariales con el respeto y la protección de los intereses de todas las partes implicadas, incluidas las generaciones futuras (por ejemplo, mediante la protección del medio ambiente).
El Director General de Sintagma aprobó este Código Ético el 15/12/2021.

2. RESPONSABILIDAD DE LA EMPRESA

SINTAGMA reconoce que la Responsabilidad Social es esencial en el desarrollo de las actividades empresariales y corporativas. En consecuencia, SINTAGMA se compromete a respetar simultáneamente los legítimos intereses de Accionistas, Directivos, Empleados, Colaboradores, Clientes, Proveedores y Socios.
Para ello, se compromete a:

  • perseguir valores empresariales éticamente correctos y sostenibles desde el punto de vista económico, financiero, social y medioambiental, basados en una relación de confianza con los Clientes, en la motivación de los Colaboradores y Empleados y marcados por una relación sinérgica con los Socios y Proveedores;
  • promover de forma armónica el desarrollo personal y profesional de sus Empleados y Colaboradores, motivándolos al sentido de pertenencia a la Empresa y a la búsqueda sistemática de la mejora continua de la eficiencia y eficacia de sus acciones y de las acciones de la Empresa, con el fin de aumentar la satisfacción personal y el bienestar general de todas las Partes involucradas;
  • mantener una profunda coherencia con sus políticas, que siempre ha adoptado, de transparencia, lealtad, equidad, fiabilidad, confianza y cooperación en la realización de los negocios;
  • Actuar para mejorar continuamente la calidad de los bienes y servicios ofrecidos a los clientes, con el objetivo de aumentar su satisfacción y, al mismo tiempo, cumplir de forma plena, absoluta e inquebrantable las leyes y reglamentos aplicables;
  • desarrollar cada vez más un papel activo en relación con el mercado, el desarrollo económico y el progreso tecnológico y científico;
  • sensibilizar e implicar a los Proveedores y Socios haciéndoles participativos y proactivos, especialmente en lo que respecta al cumplimiento de las leyes y reglamentos relativos al suministro de bienes y servicios y en lo que respecta a la transparencia y la comunicación hacia los clientes.

En vista de estos compromisos, Sintagma exige a todos sus Empleados y a todos aquellos que cooperan con ella (Colaboradores, Proveedores, Socios), el respeto escrupuloso y continuo de las normas de la empresa y de las disposiciones establecidas en el presente Código Ético.
La consecución de tales compromisos sólo puede tener lugar, de hecho, mediante la participación continua, constante y activa de todas las partes implicadas y/o afectadas por las actividades empresariales de Sintagma y la plena conciencia, por su parte, de que tales objetivos deben alcanzarse respetando aquellos valores de referencia y normas de conducta que el presente Código Ético explicita.
Las disposiciones contenidas en el presente Código Ético y los principios de conducta en él enunciados no deben parecer a los Destinatarios "obvios" y/o "dados por sentados", sino que deben ser el punto de partida de una reflexión sobre los valores a los que en él se hace referencia. Dicha reflexión debe dar lugar a una toma de conciencia de su necesidad estructural dentro de la Empresa. Si dicha reflexión también da lugar a la adhesión personal a estos valores, esto contribuye en gran medida al respeto espontáneo por parte de cada Destinatario.
Sintagma, en particular, se compromete a:

  • mantener constantemente actualizado el Código Ético
  • promover la máxima difusión y conocimiento del Código Ético
  • interpretar y aplicar sistemáticamente las disposiciones del Código Ético
  • evaluar objetivamente los hechos y aplicar las sanciones apropiadas en caso de violación del Código Ético.

3. DESTINATARIOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las normas de referencia y los valores contenidos en este Código Ético son vinculantes para toda Sintagma y, por lo tanto, para los Accionistas, Directores, Consejero Delegado, Empleados y Terceros que, a cualquier título, operen en interés de la Empresa; incluyendo, por lo tanto, también a Proveedores, Socios, Consultores y Colaboradores a cualquier título. Todas estas personas se denominarán en lo sucesivo, más brevemente, "Colaboradores".
Los Accionistas y los Administradores, en particular, deben inspirarse en estos valores y normas de conducta al establecer los objetivos y estrategias de la Empresa, al proponer inversiones, al ejecutar proyectos, así como en cualquier decisión y/o acción relativa a la gestión de Sintagma.
Todos los Empleados están obligados a respetar, en el desempeño de sus funciones y responsabilidades, los principios y normas de conducta contenidos en este Código Ético, los procedimientos, reglamentos y políticas de la empresa.
Asimismo, todos los Empleados están llamados a exigir que todos respeten los principios y normas contenidos en este Código Ético. Esto significa que dicho respeto también les será exigido por terceros Colaboradores independientes que, por cualquier motivo, trabajen en interés de la empresa. En este contexto, los Colaboradores se comprometen a dar a conocer a dichos terceros Colaboradores el contenido del presente Código Ético y a instruirles y hacerles conscientes de las normas y principios que contiene.
Los Colaboradores de la Empresa están, por tanto, obligados a adecuar su conducta a lo dispuesto en el Código Ético, en los procedimientos y en la normativa de la empresa.
Los Destinatarios, si son Colaboradores de Sintagma, se comprometen a:

  • mantener un conocimiento actualizado del Código Ético y de las normas de referencia que rigen sus actividades;
  • no comportarse de forma contraria a los principios y normas expresados en el Código Ético;
  • ponerse en contacto con su superior para obtener aclaraciones, si fuera necesario, sobre la aplicación del Código Ético;
  • informar sin demora a su superior de cualquier infracción del Código Ético que descubra o de cualquier solicitud de infracción del mismo que se le dirija;
  • cooperar con las funciones corporativas en la investigación y verificación de violaciones reales o potenciales del Código Ético;
  • informar adecuadamente a terceros de las obligaciones impuestas por el Código Ético y exigir el cumplimiento de estas normas;
  • actuar de forma proactiva y rápida para contrarrestar el incumplimiento de los requisitos del Código Ético por parte de terceros.

Los beneficiarios que ocupen puestos de responsabilidad dentro de una o más funciones corporativas tienen las siguientes obligaciones adicionales:

  • Comportarse de manera ejemplar con respecto al Código Ético;
  • actuar con extremo cuidado a la hora de elegir a los empleados y colaboradores externos para confiarles tareas, obligándoles a cumplir escrupulosamente las normas contenidas en el Código Ético;
  • Operar una acción de divulgación y capacitación de sus subordinados para que tomen conciencia de la importancia del Código de Ética y acaten sus normas;
  • hacer que sus subordinados observen las normas del Código Ético;
  • informar sin demora a su superior en caso de violación o intento de violación del Código Ético;
  • adoptar inmediatamente las medidas correctoras necesarias ante tales infracciones o intentos de infracción;
  • proteger la confidencialidad del informador;
  • estar alerta y tomar medidas para evitar cualquier tipo de represalia contra el denunciante.

4. VALORES CORPORATIVOS

4.1 Protección de la intimidad

Sintagma reconoce como principio obligatorio el respeto de las leyes y reglamentos vigentes.
Los Accionistas, los Administradores, el Consejero Delegado, los Empleados y los Colaboradores que, por diferentes motivos, intervienen en las actividades empresariales, están obligados a actuar en la Empresa y en nombre de la Empresa con total transparencia y absoluto respeto de las leyes y reglamentos vigentes.
En consecuencia, se comprometen a tener y mantener permanentemente actualizado el mejor conocimiento posible de la normativa aplicable a sus actividades y de las responsabilidades derivadas de su infracción.
En ningún caso, ni siquiera en la persecución de un interés legítimo de la Sociedad, podrá justificarse una actuación que no se ajuste a las leyes y reglamentos mencionados.

4.2 Centralidad de la persona

Sintagma sitúa a la Persona en el centro de su trabajo.
En consecuencia, promueve el respeto a la integridad física, moral y cultural de cada individuo, garantizando, además, condiciones de trabajo que respeten la dignidad individual y entornos de trabajo seguros.
Todos los destinatarios de este Código Ético están llamados a valorar la escucha y el diálogo como palancas de mejora.
La escucha y el diálogo deben ser también el estímulo continuo para la búsqueda de soluciones que deben proponerse no sólo en las relaciones con los clientes, sino también en las relaciones con los propios colaboradores y colegas, respetando al máximo la profesionalidad y la competencia de cada uno.

4.3 Integridad

Siendo la integridad moral un deber constante de todos aquellos que trabajan en nombre y/o por cuenta de Sintagma, todos los Destinatarios de este Código Ético están obligados a perseguir sus objetivos laborales con honestidad, equidad y responsabilidad y a mantener una conducta marcada por el respeto puntual y constante a las normas, leyes y deontología profesional.

4.4 Equidad e igualdad de oportunidades

Sintagma se compromete a evitar cualquier discriminación en la conducta personal y a respetar las diferencias de género, edad, raza, religión, afiliación política o sindical, lengua, cultura o capacidades diferentes.
Todos los destinatarios de este Código Ético están obligados a actuar teniendo en cuenta las circunstancias concretas, evitando comportamientos discriminatorios y oportunistas y contribuyendo al surgimiento y desarrollo del potencial de cada individuo.

4.5 Eficacia del trabajo

Sintagma presta servicios de diseño y tecnológicamente avanzados gracias a sus conocimientos especializados y a su capacidad organizativa.
Todos los servicios deben diseñarse y ejecutarse de acuerdo con los estándares metodológicos exigidos por la normativa de calidad/seguridad/medio ambiente/prevención de la corrupción y el Sistema Integrado de Gestión vigente. El criterio rector de este diseño es la satisfacción de los requisitos de las Partes Interesadas.
Todos los servicios vendidos seguirán principios similares de satisfacción de las partes interesadas.
Todos los destinatarios de este Código Ético están llamados a cumplir con los procedimientos de gestión implantados y a colaborar proactivamente en el mecanismo de mejora continua inherente al Sistema Integrado de Gestión, buscando la consecución de objetivos cada vez más eficientes en el suministro de bienes y/o servicios a los Clientes.

4.6 Transparencia y exhaustividad de la información

Sintagma promueve la transparencia en las comunicaciones, en los acuerdos formales y en los criterios que están en la base del comportamiento seguido para permitir elecciones autónomas correctas y conscientes por parte de los sujetos implicados.
Por lo tanto, todos los Destinatarios del presente Código Ético están llamados a respetar los principios de:

  • veracidad,
  • justicia,
  • integridad,
  • precisión,
  • transparencia.

sobre cualquier información y/o comunicación.
Asimismo, todos los Destinatarios están obligados a comunicar con claridad y diligencia la imagen corporativa en todas sus relaciones internas y externas.

4.7 Protección del medio ambiente

El compromiso de SINTAGMA con el medio ambiente tiene como objetivo salvaguardarlo en su conjunto, reconociéndolo como un recurso finito que hay que proteger, para que las generaciones futuras también puedan beneficiarse de él. SINTAGMA se compromete a aplicar, con respecto al medio ambiente, el criterio de "máxima precaución" y a favorecer los enfoques preventivos para minimizar el impacto ambiental de sus actividades, como lo demuestra el Sistema de Gestión Ambiental conforme a la norma ISO14001.
Todos los destinatarios de este Código Ético están llamados a operar teniendo en cuenta las cuestiones relativas a la protección del medio ambiente, con especial atención a las cuestiones de la lucha contra la contaminación y el ahorro de recursos energéticos y materiales.

4.8 Seguridad en el trabajo

SINTAGMA garantiza que sus empleados, colaboradores y socios trabajen en condiciones laborales que respeten la dignidad individual y en entornos de trabajo seguros y saludables, cumpliendo plenamente la normativa nacional e internacional vigente en materia de protección de la salud y la seguridad en el trabajo.

4.9 Confidencialidad

En cumplimiento de las disposiciones legales, SINTAGMA garantiza la confidencialidad de la información en su poder y relativa a todas las partes interesadas (empleados, clientes, proveedores, etc.).
Cualquier información sólo podrá facilitarse a terceros en el pleno respeto de la normativa vigente, o sobre la base de acuerdos precisos y específicos entre las partes. Se prohíbe a todas las personas que trabajen en nombre y por cuenta de la Organización utilizar información confidencial para fines ajenos al ejercicio de las funciones profesionales asignadas.

4.10 Conflictos de intereses

En el desarrollo de cualquier actividad, SINTAGMA se compromete a evitar cualquier situación de conflicto de intereses real o potencial.

4.11 Competencia libre y leal

SINTAGMA reconoce que la competencia correcta, libre y leal es un factor decisivo para el crecimiento y la mejora constante de las empresas y del mercado, por lo que entre los principios fundamentales que guían su trabajo se encuentra la competencia leal con los competidores.

4.12 Condena por cualquier forma de corrupción

SINTAGMA respeta y exige el cumplimiento de la legislación vigente en materia de prevención y lucha contra la corrupción a todas las personas que operan en nombre y por cuenta de la misma. Prohíbe absolutamente cualquier conducta que pueda constituir corrupción o intento de corrupción o inducción a la corrupción.

5. NORMAS DE CONDUCTA

5.1 Gestión de los recursos humanos

En cumplimiento de los valores expuestos, Sintagma reconoce a los recursos humanos como un elemento esencial para desarrollar con éxito sus actividades y alcanzar los objetivos de la empresa. Además, reconoce la importancia de establecer con ellos relaciones basadas en los principios de lealtad, respeto y confianza mutua.
La Empresa se compromete a que la selección, clasificación y carrera profesional del personal de la empresa responda, exclusivamente, sin discriminación alguna, a consideraciones objetivas sobre las características profesionales y personales de cada individuo y necesarias para el desempeño de la tarea a realizar y a las aptitudes demostradas en el desempeño de la actividad laboral.
Los destinatarios del presente Código se comprometen a rechazar cualquier comportamiento discriminatorio aplicado en materia de acceso al empleo, atribución de cualificaciones y funciones, progresión profesional o asignación de tareas.
En particular, están estrictamente prohibidos: la contratación, incluso como mero colaborador, de personas extranjeras sin permiso de residencia regular; la contratación, incluso como mero colaborador, de menores en edad no laboral; el incumplimiento de los principios sindicales básicos que tenga como consecuencia el sometimiento del personal, incluso como mero colaborador, a condiciones especialmente onerosas y/o degradantes.

5.1.1 Selección y gestión de recursos

Sobre la base de las consideraciones anteriores, las políticas de la empresa para la selección, remuneración y formación de los Empleados y Colaboradores deben estar marcadas por criterios de profesionalidad, seriedad, competencia y mérito.
En particular, las funciones encargadas deben garantizar que:

  • los recursos contratados correspondan a los perfiles realmente necesarios para las necesidades de la empresa, haciendo todo lo posible para evitar favoritismos y facilidades de cualquier tipo, respetando la igualdad de oportunidades y sin discriminación alguna por consideraciones relativas a la esfera privada y a las opiniones personales de los candidatos;
  • los recursos adquiridos, si son extranjeros, cumplen la legislación aplicable en materia de permisos de residencia, están en edad de trabajar y no están sometidos a condiciones de trabajo degradantes;
  • se garantice a todos un trato justo y la igualdad de oportunidades en la asignación de funciones o tareas, teniendo en cuenta además que la movilidad en diferentes puestos de trabajo puede ser un elemento que fomente el crecimiento profesional;
  • se mantenga una conducta justa y coherente con los Empleados y Colaboradores, evitando favoritismos, abusos y discriminaciones por razón de sexo, raza, religión, afiliación política y sindical, lengua, cultura, edad, capacidades diferentes u otros criterios.

5.1.2 Desarrollo profesional y formación de los recursos

Sintagma considera fundamental el crecimiento y perfeccionamiento profesional de sus recursos humanos. Se compromete, por tanto, a contribuir a ello ofreciéndoles, periódicamente, oportunidades tanto de conocimiento e información recíproca de sus respectivas experiencias laborales, como de intervenciones formativas, con el fin de promover su crecimiento y permitirles desarrollar sus competencias profesionales dentro de la empresa.
En consecuencia, los Directivos y Responsables están llamados a prestar la máxima atención para valorizar y aumentar la profesionalidad de sus colegas y Colaboradores, creando las condiciones para el desarrollo de sus competencias y la realización de sus potencialidades.
En particular, los responsables deben velar por que:

  • se creen y mantengan las condiciones necesarias para desarrollar las competencias, aptitudes y talentos de cada individuo, respetando la igualdad de oportunidades (sexo, raza, ...);
  • Se utilizan sistemas para evaluar el comportamiento, las aptitudes, los conocimientos y el potencial de cada persona con arreglo a criterios de transparencia y meritocracia;
  • Se da a cada uno la oportunidad de expresar su individualidad en su trabajo, valorando la diversidad y especificidad de cada uno;
  • se mantengan unas condiciones que permitan a cada uno desempeñar su función lo mejor posible, fomentando la mejora constante del nivel de competencia y desarrollando la capacidad de trabajar en equipo para contribuir a la consecución de los objetivos de la empresa;
  • A la hora de definir los itinerarios de formación, se propone, evalúa y desarrolla una formación que también tenga en cuenta las necesidades individuales.

5.1.3 Entorno de trabajo

Todos los Empleados y Colaboradores deben ser tratados en estricto cumplimiento de los principios establecidos en el presente Código Ético y dentro de un clima que favorezca la comunicación y la cooperación, entre sí y con sus superiores y subordinados, con vistas a un objetivo común y compartido de crecimiento y consolidación del espíritu de pertenencia a la empresa.
En particular, la Alta Dirección, los Directivos, los Empleados y los Colaboradores que operan en diferentes capacidades por cuenta y/o en nombre de Sintagma deben:

  • basar sus relaciones interpersonales y profesionales en criterios y comportamientos de equidad, lealtad y respeto mutuo;
  • promover y apoyar el respeto a la personalidad de cada colega y colaborador como elemento fundamental para el desarrollo de un ambiente de trabajo impregnado de confianza mutua y contribución de cada uno;
  • comprometerse a crear un ambiente de trabajo que garantice, a todos aquellos que en cualquier capacidad interactúan con Sintagma, condiciones que respeten la dignidad personal y en el que las características de los individuos no puedan dar lugar a discriminaciones o condicionamientos;
  • se esfuerzan por crear un entorno de trabajo siempre estimulante y gratificante, que fomente el desarrollo del potencial de cada individuo.

Sintagma se compromete a perseguir cualquier tipo de acoso en el lugar de trabajo. En particular, se entiende por acoso (a modo de ejemplo, pero sin limitarse a él):

  • la creación de un entorno de trabajo hostil, intimidatorio y aislante hacia individuos y/o grupos de personas;
  • interferencia injustificada en el desempeño del trabajo de otros;
  • conductas de cualquier tipo que atenten contra la dignidad y/o la libertad personal y/o sexual de los trabajadores.

5.2 Comunicación externa

Las relaciones con el exterior de Sintagma, en particular con Clientes, Proveedores y medios de comunicación, deben ser mantenidas únicamente por las funciones de la empresa designadas a tal efecto y de acuerdo con los procedimientos de comunicación apropiados.
Ningún Destinatario del presente Código Ético podrá proporcionar información a personas ajenas a la empresa, en particular a Clientes, Proveedores y representantes de los medios de comunicación, sin la autorización explícita de las funciones de la empresa designadas.
En cualquier caso, sin excepción, las comunicaciones e informaciones relacionadas con Sintagma destinadas al exterior de la Empresa deberán ser siempre completas:

  • preciso,
  • cierto,
  • completo,
  • transparente,
  • coherente

La participación de los Destinatarios del presente Código Ético en eventos externos como, por ejemplo, reuniones, seminarios, convenciones y similares, deberá tener lugar siempre y únicamente a título exclusivamente personal, salvo autorización expresa de Sintagma para representarla en tales situaciones.

5.3 Gestión administrativa financiera y contable

La más estricta transparencia contable es una exigencia prioritaria constante de la Empresa, en todo caso y en todo momento.
En consecuencia, la obtención y el desembolso de recursos financieros, su administración y control, deben ajustarse siempre a los procedimientos de aprobación y autorización establecidos.
Los Accionistas, Administradores, Empleados, Colaboradores Externos y todos aquellos que tengan algún tipo de relación con la Sociedad deberán comportarse de forma estrictamente correcta, transparente y colaborativa, en cumplimiento de la ley y de los procedimientos societarios, en todas las actividades encaminadas a la elaboración de los estados financieros y demás comunicaciones societarias.
En particular:

  • Todos están obligados a observar estrictamente los procedimientos prescritos y a prestar la máxima colaboración para que los hechos de la gestión se presenten de forma correcta y exhaustiva y se informe puntualmente de ellos en la contabilidad de la empresa;
  • todos, en el ámbito de sus competencias y funciones, deben atenerse a los más estrictos principios de transparencia, corrección y veracidad en la elaboración de documentos y datos contables, así como de todos los registros pertenecientes a la administración también en sentido general;
  • En el caso de activos y pasivos basados en valoraciones y estimaciones, la anotación correspondiente deberá efectuarse ilustrando claramente, en la documentación preparada al efecto, los criterios que han conducido a la determinación del valor del activo en cuestión;
  • la documentación justificativa de cada operación contable:
    • debe ser completa, adecuada, veraz, clara y comprensible;
    • deberán conservarse archivados de forma que permitan, en cualquier momento y a cualquier persona, incluso ajena a la Empresa, siempre que esté autorizada, comprobar las características de la operación, los motivos que la originaron y la identificación precisa de quién, con qué función, en las distintas fases, autorizó, realizó, registró, verificó o llevó a cabo cualquier otra actividad estrictamente inherente a la propia operación contable (por ejemplo: actualización, corrección, destrucción, codificación, ...);
  • Las responsabilidades en la gestión de la documentación de apoyo a cada operación contable deben estar claramente definidas y ser conocidas dentro de la organización;
  • cada asiento contable debe reflejar de forma clara, completa y veraz lo descrito en la documentación acreditativa y justificativa;
  • todo movimiento financiero debe estar justificado, de forma correcta, completa y transparente, por un hecho económico relacionado con Sintagma. No se permiten transacciones financieras y/o contables que no tengan una justificación directa y explícita en las actividades de Sintagma;
  • La documentación justificativa debe ser fácilmente recuperable y archivarse con arreglo a criterios adecuados que permitan su rápida recuperación y fácil consulta por parte de los órganos de control, tanto internos como externos.

5.4 Protección de la intimidad

En cumplimiento de la legislación vigente, Sintagma se compromete a garantizar la protección de los derechos previstos en materia de tratamiento de datos personales, en particular en lo que respecta a la información relativa a la esfera privada y a las opiniones de cada uno de sus Empleados y de quienes interactúan con la Empresa.
Los Empleados y Colaboradores que actúen en nombre o por cuenta de Sintagma están obligados a tratar los datos personales en el más absoluto respeto de la legislación vigente en materia de protección de la vida privada, de acuerdo con las directrices que les sean impartidas.
En particular, es una obligación absoluta:

  • adquirir y tratar únicamente los datos necesarios y directamente relacionados con sus funciones;
  • respetar el carácter confidencial y privilegiado de la información;
  • adquirir y tratar datos con fines determinados, explícitos y legítimos;
  • adquirir y tratar datos pertinentes, exactos, completos y no excesivos en relación con los fines para los que fueron recogidos y posteriormente tratados, garantizando su debida actualización;
  • almacenar y utilizar dichos datos de forma que se impida su conocimiento por terceros;
  • comunicar y divulgar datos únicamente en el marco de los procedimientos establecidos o con la autorización previa de las personas responsables;
  • conservar los datos en una forma que permita la identificación del interesado durante un periodo no superior al necesario para los fines para los que fueron recogidos y posteriormente tratados;
  • informar adecuadamente a los titulares de los datos personales tratados sobre las modalidades, finalidades y obligatoriedad o no del tratamiento.

Los Destinatarios del presente Código Ético, que también son responsables del tratamiento de datos personales, deben adoptar todas las medidas apropiadas para evitar los riesgos de destrucción o pérdida, incluso accidental, de dichos datos, de acceso no autorizado a los mismos o de tratamiento no permitido o no conforme a los fines de la recogida; dichas medidas se identifican y actualizan periódicamente en Sintagma dentro del Documento del Programa de Seguridad y demás documentación pertinente.

5.5 Protección de la seguridad en el lugar de trabajo

Los principales objetivos de SINTAGMA son mantener los más altos niveles de higiene, salud y seguridad y garantizar las medidas de prevención necesarias contra accidentes y enfermedades en el lugar de trabajo.
En particular, SINTAGMA pretende hacer hincapié en la importancia de observar los siguientes principios:

  • la gestión de los riesgos para la salud y la seguridad en el trabajo debe basarse principalmente en su prevención, incluyendo disposiciones detalladas para su gestión en caso de mal funcionamiento de los sistemas preventivos o de emergencia;
  • Aunque la evaluación de riesgos es responsabilidad del Empresario, la evaluación de riesgos realizada por quienes trabajan sobre el terreno es un aspecto que no debe pasarse por alto, ya que puede conducir a una visión más realista de los riesgos y a la adopción de contramedidas más eficaces. Por lo tanto, todos los Destinatarios del presente Código Ético están obligados a considerar seriamente todos los informes realizados por sus colegas, subordinados o colaboradores en sentido amplio, incluidos Clientes y Proveedores.

Cada Destinatario debe contribuir activamente a mantener sano y seguro el ambiente de trabajo en el que opera y garantizar la seguridad de sus propios Colegas, Colaboradores y terceros en todo caso expuestos en el área de actividad y/o áreas limítrofes.
Asimismo, todos los Destinatarios están obligados a gestionar los riesgos de forma preventiva, siguiendo los procedimientos adecuados y utilizando, cuando esté previsto, los equipos de protección individual.
Cuando se produzca una situación peligrosa, aunque no haya dado lugar a daños personales o materiales, deberá comunicarse inmediatamente a su superior jerárquico para que se informe al RSPP con el fin de evaluar si son necesarias nuevas contramedidas para proteger la salud y la seguridad o si las ya existentes son suficientes.

5.6 Protección de los derechos de propiedad intelectual

SINTAGMA reconoce la propiedad intelectual como un bien inmaterial digno de respeto. Para ello, considera esencial el cumplimiento escrupuloso de las disposiciones legales en la materia.
Por ello, todos los Destinatarios de este Código Ético, en el ámbito de las actividades propias de la Empresa, están obligados a dicho respeto y, en particular:

  • utilizar únicamente software y bases de datos con la licencia correcta;
  • utilizar textos, normas técnicas y servicios de información, independientemente del soporte en el que se utilicen, sólo si son originales y respetan las normas sobre Propiedad Intelectual antes mencionadas;
  • no desmontar, realizar ingeniería inversa o actividades similares en productos de hardware y software, maquinaria, instalaciones o cualquier otro activo, tangible o no, que pueda estar amparado por derechos de propiedad intelectual, salvo en los casos permitidos por la ley;
  • no reproducir, total o parcialmente, almacenar, intercambiar o difundir, sin autorización expresa o fuera de los casos previstos por la ley, textos, diseños y otros derechos de propiedad intelectual.

5.7 Protección de los activos de la empresa

Cada función corporativa debe hacer todo lo posible para tener siempre pleno conocimiento, para el sector del que es responsable, de los derechos y obligaciones de la Empresa derivados de leyes, contratos o relaciones con la Administración Pública y no debe incurrir en ninguna conducta que pueda perjudicar, de cualquier forma, los intereses de la Empresa. Este conocimiento deberá ser transmitido de forma rápida y clara, por cada función corporativa, a sus colaboradores, en las formas y contenidos adecuados, con el fin de que todas las Partes Interesadas (incluidos Clientes y Proveedores) conozcan las obligaciones mencionadas y orientarles en el necesario cumplimiento. Por lo tanto, cada función corporativa supervisará el cumplimiento de estas obligaciones con respecto a sus propios colaboradores y a las Partes Interesadas de las que es responsable o con las que interactúa.
Todos los Empleados y Colaboradores que trabajen por cuenta o en nombre de Sintagma tienen absolutamente prohibido revelar a terceros información no conocida públicamente sobre proyectos, adquisiciones, fusiones, estrategias comerciales y, más en general, información no pública relativa a la empresa de la que hayan tenido conocimiento o cuya divulgación pudiera, en cualquier caso, perjudicar los intereses de la empresa.
Cada Destinatario de este Código es responsable de custodiar, preservar y defender los bienes y recursos de la empresa que le hayan sido confiados en el ámbito de su actividad y está obligado a utilizarlos de forma adecuada y conforme, impidiendo cualquier uso indebido. Antes de utilizar cualquier activo de la empresa, los Destinatarios están obligados a cerciorarse, en la medida de sus posibilidades, de su correcto y seguro estado de funcionamiento.

5.8 Protección de los activos de la empresa

Con el fin de proteger la integridad de los activos de la empresa, se prohíbe en particular, salvo en los casos permitidos por la ley

  • devolver las aportaciones en cualquier forma o liberar a los accionistas de la obligación de realizarlas;
  • distribuir beneficios no obtenidos realmente o asignados por ley a reservas, o a reservas no distribuibles por ley, comprar o suscribir acciones o cuotas de la empresa;
  • llevar a cabo reducciones de capital, fusiones o escisiones infringiendo las normas de protección de los acreedores;
  • constituir o ampliar ficticiamente el capital social;
  • satisfacer, en caso de liquidación, los créditos de los accionistas en detrimento de los acreedores de la sociedad.

5.9 Relaciones con la Administración Pública

Por relaciones con la Administración Pública se entienden todas aquellas relaciones, propias de la actividad de la empresa, mantenidas con funcionarios públicos o responsables de servicios públicos que actúen por cuenta de la Administración Pública o de órganos legislativos nacionales y extranjeros, instituciones de la UE, organismos públicos de cualquier Estado extranjero. Los mismos principios aplicables a la Administración Pública se aplican en el caso de relaciones con Empresas o Grupos con capital incluso parcialmente público.
Las relaciones con entidades gubernamentales e instituciones públicas están reservadas a las funciones corporativas habilitadas para establecer y gestionar dichas relaciones sobre la base de lo dispuesto en las órdenes de servicio y procedimientos pro-tempore vigentes.
Dichas relaciones deben emprenderse y gestionarse en absoluto y estricto cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes, las normas y principios establecidos en el Código Ético y los procedimientos internos pertinentes.
Deberá prestarse especial cuidado y atención a las relaciones con los sujetos mencionados, en particular en los ámbitos relacionados con:

  • licitaciones,
  • contratos,
  • autorizaciones,
  • licencias,
  • concesiones,
  • solicitudes y/o gestión y utilización de financiación, cualquiera que sea su denominación, de origen público (nacional o de la UE),
  • gestión de pedidos,
  • las relaciones con las autoridades de supervisión u otras autoridades independientes,
  • instituciones de seguridad social,
  • organismos recaudadores de impuestos,
  • procedimientos civiles, penales o administrativos.

También se debe prestar atención y cuidado a aquellos sectores que, aunque no impliquen relaciones directas encaminadas a concluir negocios con la Administración Pública, se considera que apoyan actividades empresariales en este sentido, como la gestión de flujos financieros y la gestión y seguridad de datos informáticos.
Las citadas operaciones y la correspondiente gestión de los recursos financieros e informáticos deben realizarse respetando la legalidad, los principios del Código Ético y con plena observancia de los procedimientos internos.
En particular, está expresamente prohibido

  • aceptar, dar o prometer, directa, indirectamente o por persona interpuesta, dinero, regalos, bienes, servicios o favores a funcionarios públicos (o a personas vinculadas a ellos por relaciones de parentesco o afinidad) para promover y favorecer sus propios intereses o los intereses de Sintagma, o incluso para compensarles o retribuirles por un acto de su cargo, o para obtener la realización de un acto contrario a los deberes de su cargo;
  • recibir, ofrecer o prometer regalos o cualquier otra forma de obsequio a funcionarios públicos o a personas vinculadas a ellos por relaciones de parentesco o afinidad cuando dichos regalos, en atención a su valor y/o tipo, excedan de las prácticas empresariales normales y de cortesía o, en cualquier caso, queden fuera del ámbito de aplicación de lo dispuesto en los protocolos internos de la empresa;
  • contratar personal, conceder subvenciones, asesorías u otros nombramientos, si la contratación o el nombramiento tiene por objeto (o puede parecer que tiene por objeto) un intercambio de favores con personas que pertenezcan o hayan pertenecido a la Administración Pública;
  • reconocer honorarios en favor de colaboradores externos que no estén adecuadamente justificados por el tipo de tarea a realizar y por las prácticas locales;
  • presentar declaraciones falsas o documentación de cualquier tipo a organismos públicos con el fin de influir en su independencia de criterio y/o decisión;
  • presentar declaraciones u otra documentación falsa ante organismos públicos nacionales o comunitarios con el fin de obtener subvenciones públicas, aportaciones o financiación subvencionada;
  • destinar las cantidades recibidas de organismos públicos nacionales o comunitarios en concepto de desembolsos, contribuciones o financiación a fines distintos de los previstos;
  • alterar el funcionamiento de un sistema informático o de telecomunicaciones o manipular los datos contenidos en el mismo con el fin de obtener un beneficio injusto causando un perjuicio a la Administración Pública.

En las relaciones con la Administración Pública, es necesario operar siempre de acuerdo con la legalidad, con la prohibición expresa de realizar conductas que, en beneficio de la empresa, sean susceptibles de constituir delito.

5.10 Códigos de conducta tecnológica

El uso de la tecnología, en particular la telemática y la informática, está sujeto a códigos de conducta específicos que Sintagma publicará periódicamente. Estos códigos no se han incluido en el texto del presente Código Ético, dado su carácter generalmente muy técnico y sujeto a frecuentes modificaciones, pero constituyen no obstante un anexo al mismo y su violación se considera de la misma forma que la violación del Código Ético.
Todos los Destinatarios de este Código Ético están obligados a cumplir estos Códigos de Conducta Tecnológica, en su caso.

5.11 Relaciones con proveedores, usuarios y clientes

El éxito de la empresa depende necesariamente de una relación correcta y transparente con proveedores y clientes. La satisfacción de las solicitudes de los Clientes y el establecimiento de relaciones constructivas con los Proveedores representan objetivos primordiales de la empresa.
Sintagma espera que sus Directores, Empleados y Colaboradores, en la comercialización de bienes y servicios y en la representación de la Empresa en las relaciones con Proveedores y Clientes, respeten las leyes y reglamentos vigentes en el país en el que tienen lugar las relaciones comerciales.
Todas las relaciones que se establezcan en nombre y por cuenta de la Empresa con otros sujetos, privados o públicos, siempre en el ámbito de la persecución de los objetivos propios de Sintagma, deberán establecerse y gestionarse sin recurrir a medios ilícitos o inadecuados.
En las relaciones comerciales con Proveedores, Usuarios y Clientes, deberán respetarse las políticas de la empresa, basando las relaciones en la máxima lealtad, especialmente en la gestión y celebración de contratos, evitando conflictos de intereses, incluso potenciales.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 5.9 "Relaciones con la Administración Pública", en las relaciones comerciales con Proveedores y Clientes, ya pertenezcan a Entes Públicos o Privados, están prohibidos los regalos, actos de cortesía, donaciones, gratificaciones u hospitalidad (directa o indirecta), salvo que sean de tal naturaleza que no comprometan la imagen de la empresa y no puedan interpretarse, ni siquiera remotamente, como dirigidos a obtener un trato de favor no determinado por las reglas legales del mercado. En cualquier caso, los regalos, actos de cortesía y hospitalidad que no entren dentro de los usos normales por ser de un tipo o valor distinto del típico artilugio comercial o de las formas habituales de cortesía, deberán ser adecuadamente documentados y comunicados a su responsable para que pueda valorar su conveniencia.
Cualquier Empleado o Colaborador que reciba regalos o tratos de favor de Proveedores, Usuarios o Clientes que vayan más allá de las relaciones ordinarias de cortesía, deberá informar inmediatamente a su superior jerárquico; tras las oportunas comprobaciones con el Director General, la empresa informará al autor del regalo, obsequio, etc. sobre la política de la empresa al respecto.
Deberá prestarse especial atención a la gestión de patrocinios y encargos fiduciarios, garantizando siempre la máxima trazabilidad, transparencia y legalidad de las operaciones contables y financieras relacionadas, así como la verificación de la ausencia de conflictos de intereses.

5.11.1 Relaciones con los proveedores

Los Administradores, Empleados y Colaboradores de Sintagma están obligados a garantizar la igualdad de oportunidades en la selección de Proveedores, teniendo en cuenta su compatibilidad y adecuación al tamaño y necesidades de la Empresa.
En particular, las funciones designadas en cada momento en la selección de terceros independientes, como consultores, agentes, proveedores de bienes, mercancías y servicios, deben garantizar que

  • se seleccionan sobre la base de evaluaciones y parámetros objetivos (calidad, conveniencia, precio, capacidad y eficacia, ...) destinados a proteger los intereses comerciales e industriales de la empresa y, en cualquier caso, con el fin de crear un mayor valor para la empresa;
  • se seleccionan en función de criterios de fiabilidad e integridad, atendiendo también a la necesidad de respetar los valores de referencia, las normas de conducta contenidas en el Código Ético y los procedimientos internos, utilizando la forma escrita y respetando la estructura jerárquica de la empresa;
  • se les comuniquen las políticas de la empresa y se prevean cláusulas contractuales específicas relativas al cumplimiento del presente Código Ético.

Las funciones encargadas también deben asegurar que se garantice la concienciación e implicación continuas de los Proveedores en un papel proactivo y una actitud responsable, especialmente en lo que respecta a la transparencia, la comunicación, el cumplimiento de las leyes y normativas, la seguridad en el trabajo, y que promueva la concienciación sobre los riesgos y oportunidades sociales y éticos derivados de sus actividades.
En particular, los Empleados de SINTAGMA, en las relaciones con los Proveedores, deben:

  • observar escrupulosamente los procedimientos de selección de Proveedores, adoptando criterios de selección objetivos, trazables, explícitos y transparentes;
  • obtener la cooperación de los Proveedores para prestar servicios y suministrar bienes de calidad a los clientes;
  • gestionar las relaciones con los Proveedores según los procedimientos establecidos, respetando estrictamente las condiciones contractuales y las buenas prácticas comerciales;
  • informar inmediatamente a su superior de cualquier problema que surja con los Proveedores.

Queda terminantemente prohibido aceptar promesas o pagos de dinero, bienes u otras formas de beneficios, según los criterios especificados en el presente capítulo.

5.11.2 Relaciones con los clientes

En las relaciones con los clientes, ya sean públicos o privados, los Destinatarios están obligados a

  • desarrollar y mantener con ellos relaciones caracterizadas por la máxima eficacia, cooperación y cortesía;
  • operar en el marco de la normativa vigente y exigir su puntual cumplimiento;
  • garantizar que las declaraciones y manifestaciones hechas a los clientes sean exactas y veraces;
  • cumplir los compromisos y obligaciones contraídos con ellos;
  • proporcionar información exacta, completa, veraz y oportuna para que el Cliente y el Usuario puedan tomar decisiones con conocimiento de causa.

Está especialmente prohibido aceptar promesas o pagos de dinero, bienes u otras formas de beneficios, según los criterios especificados en este capítulo.

5.11.3 Prevención de conflictos de intereses

La Alta Dirección, los Empleados y los Colaboradores que actúen en nombre y por cuenta de la Empresa están obligados a actuar con el fin de evitar situaciones en conflicto con los intereses de la propia Sintagma.
A título meramente enunciativo, pero en modo alguno exhaustivo, constituyen conflictos de intereses los siguientes:

  • la instrumentalización de la propia posición funcional para la realización de intereses contrapuestos a los de la empresa;
  • la utilización de la información adquirida en el desempeño de la actividad laboral en beneficio propio o de terceros y en todo caso contrario a los intereses de la Empresa;
  • la participación, abierta o encubierta, del Empleado y/o Colaborador en las actividades de Proveedores, Clientes, empresas competidoras;
  • la realización de actividades laborales de cualquier tipo con Clientes, Proveedores, competidores y/o terceros, en contraste con los intereses de la empresa. En particular, para los Empleados, la aceptación de cualquier encargo de carácter profesional ofrecido por terceros deberá ser evaluada previamente con el superior jerárquico y con el Director General de Sintagma a fin de valorar la ausencia de incompatibilidades o situaciones perjudiciales.

Cada persona tiene el deber de informar con prontitud a su superior de cualquier situación que pueda considerarse, incluso potencialmente, perjudicial para los derechos e intereses de la empresa, a fin de que ésta pueda proceder, con la misma prontitud, a adoptar las medidas de protección necesarias.
En particular, cualquier persona que considere que se encuentra en una situación real o potencial de conflicto de intereses, entre sus propios intereses o los de terceros y los de Sintagma, debe comunicarlo inmediatamente a su superior.

5.12 Relaciones con los organismos de control

Las relaciones con los organismos a los que se encomiendan legalmente actividades de control o auditoría deben caracterizarse por la máxima imparcialidad, transparencia y cooperación, respetando plenamente las leyes y reglamentos vigentes. Esto se aplica tanto a los órganos encomendados por las autoridades judiciales como a los órganos de otra naturaleza (por ejemplo: Junta de Auditores (si existe), Consejo de Supervisión (si existe).
En particular, los auditores, tanto internos como externos, deben tener libre acceso a los datos, documentos e información necesarios para el desempeño de sus actividades. Queda expresamente prohibido impedir o dificultar el ejercicio de las actividades de control o auditoría legalmente atribuidas a los accionistas, a otros órganos sociales o a los auditores y sociedades de auditoría.
Queda terminantemente prohibido realizar declaraciones mendaces o incompletas ante los Órganos de Control, ya sean autoridades judiciales u otras. Queda terminantemente prohibido inducir o intentar inducir a nadie a realizar declaraciones incompletas o falsas ante la Autoridad Judicial u otros Órganos de Control.

5.13 Protección y defensa del medio ambiente

Todos los destinatarios de este Código Ético están obligados a extremar la precaución con el medio ambiente, entendido como el conjunto de recursos naturales a disposición del Hombre, tal y como establece el Sistema de Gestión Medioambiental según ISO14001 presente en SINTAGMA.
Su trabajo, además del obvio cumplimiento de la normativa medioambiental vigente, debe estar marcado por la máxima precaución frente a los riesgos de daños al medio ambiente.
Queda terminantemente prohibido emprender, aunque sea temporalmente, acciones que puedan provocar incidentalmente daños al medio ambiente (por ejemplo, almacenamiento no autorizado de residuos, abandono de residuos, transporte no autorizado de residuos, daños a especies silvestres protegidas), a menos que ello implique un peligro inminente para la salud humana o el riesgo de daños aún más graves.

6. INCUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO Y RÉGIMEN SANCIONADOR

El cumplimiento de los principios y normas del Código Ético debe ser considerado como parte esencial de las obligaciones contractuales de los Empleados en virtud y a efectos del artículo 2104 del Código Civil. La infracción de las normas del Código Ético puede constituir incumplimiento de las obligaciones primarias de la relación laboral o falta disciplinaria, en cumplimiento de los procedimientos previstos en el artículo 7 del Estatuto de los Trabajadores, con todas las consecuencias de la Ley, también en lo que se refiere a la conservación de la relación laboral, pudiendo dar lugar a la indemnización de los daños y perjuicios que de ello se deriven.
La observancia del Código Ético debe considerarse parte esencial de las obligaciones contractuales asumidas por los Colaboradores no subordinados y/o sujetos que mantengan relaciones comerciales con Sintagma. La violación de las normas del Código Ético podrá constituir incumplimiento de las obligaciones contractuales, con todas las consecuencias de la ley, incluida la rescisión del contrato y/o nombramiento, y podrá dar lugar a la indemnización de los daños y perjuicios derivados del mismo.
Para las infracciones de los miembros del Consejo de Administración y de los Auditores de Cuentas, se aplican todas las disposiciones de la ley, en particular los artículos 2392 y 2407 del Código Civil, con los consiguientes remedios y sanciones.
Sintagma se compromete a prever e imponer, con coherencia, imparcialidad y uniformidad, sanciones proporcionadas a las respectivas violaciones del Código y en cumplimiento de las disposiciones vigentes relativas a la regulación de las relaciones laborales.

7. MODALIDADES DE APLICACIÓN DEL CÓDIGO ÉTICO

7.1 Aplicación y difusión

Para aumentar su visibilidad, el Código Ético se publica, con la prominencia adecuada, en el sitio web http://www.sintagma-ingegneria.it.
Este Código y sus futuras actualizaciones son definidos y aprobados por la Dirección.
SINTAGMA se compromete a difundir los principios del Código a todos los interlocutores con los que exista o vaya a formalizarse una relación comercial, con especial atención a los recursos humanos, colaboradores, socios y proveedores.

7.2 Control y sanción de las infracciones

SINTAGMA se compromete a velar por el cumplimiento de lo dispuesto en este Código a través de la figura del Responsable de Prevención de la Corrupción (RPC), que coincide con el Responsable del Sistema Integrado de Gestión.
Esta figura vela por la aplicación del Código por parte de los destinatarios, también a través de la recogida de cuantas denuncias, incluidas las anónimas, puedan remitirse a través de los siguientes canales

  • Correo electrónico anticorruzione@sintagma-ingegneria.it
  • formulario en línea en http://www.sintagma-ingegneria.it
  • correo ordinario: SINTAGMA Via Roberta, 2 06132 - San Martino in campo (PG).

Todas las personas que denuncien de buena fe posibles infracciones del presente Código tienen garantizada una total confidencialidad.

7.3 Validez del Código

El presente Código tiene una validez de 1 año a partir de la fecha de su aprobación por la Dirección.
Al menos una vez al año se revisa y, si es necesario, se completa y actualiza durante la Revisión por la Dirección.
Si el CRP considera necesario actualizar este Código, puede hacerlo en un plazo razonable y someterlo a la aprobación de la Dirección.

7.4 Infracciones del Código Ético

SINTAGMA, en los casos constatados de violación del Código Ético, adopta las medidas sancionadoras más adecuadas para proteger los intereses de la empresa en cumplimiento de la normativa vigente y de los contratos colectivos de trabajo. Entre las medidas sancionadoras aplicables se encuentran:

  • sanciones disciplinarias previstas en los CCNL aplicables;
  • rescisión del contrato;
  • la aplicación de cualquier cláusula penal predeterminada;
  • una reclamación por daños y perjuicios, incluidos los daños de imagen.