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PROCEDURA WHISTLEBLOWING
D.LGS. 24/2023

 

1. SCOPO DELLA PROCEDURA E CONTESTO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

La presente procedura si applica a SINTAGMA SRL, Perugia (PG) Via Roberta 1, Tel. 075-609071 – Fax: 075-6090722, email privacy@sintagma-ingegneria.it pec: sintagma@pec.sintagma-ingegneria.it e ha lo scopo di dare attuazione e disciplinare un sistema di segnalazioni di irregolarità nell’ambito dell’attività svolta dalla Società.
In particolare, la procedura recepisce quanto previsto dal decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (il “Decreto Whistleblowing”) di “attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, che disciplina la  protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.
La procedura è altresì conforme alla normativa in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, alle disposizioni di cui al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

2. AMBITO DI APPLICAZIONE SOGGETTIVO

I soggetti che possono effettuare una Segnalazione si distinguono in:

  • Lavoratori subordinati a tempo determinato o indeterminato
  • Lavoratori autonomi
  • Liberi professionisti o consulenti
  • Volontari e tirocinanti (retribuiti o meno)
  • Assunti in periodo di prova
  • Soggetti in fase di selezione o che hanno cessato il rapporto di lavoro (se la violazione è conosciuta in fase di selezione o in costanza di rapporto di lavoro)
  • Azionisti
  • Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

I soggetti tutelati in caso di Segnalazione sono:

  • Segnalante (colui che effettua una Segnalazione di un illecito tramite i canali Whistleblowing)
  • Facilitatore (persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di Segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata)
  • Persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado
  • Colleghi di lavoro del Segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente
  • Enti di proprietà – in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi – del Segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica
  • Enti presso i quali il Segnalante, denunciante o chi effettua una divulgazione pubblica lavorano (art. 3, co. 5, lett. d))
  • Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica.

L’Organizzazione rientra nel dettato degli artt. 2, co. 1, lett. q) n. 1 e 3, co.2, lett. a) d.lgs. 24/23 poiché ha “impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato”(art 2, co. 1, lett. q) n. 1.

3. AMBITO DI APPLICAZIONE OGGETTIVO

Le violazioni che possono essere segnalate ai sensi del Decreto Whistleblowing, poiché l’Organizzazione rientra tra quelle individuate dal d.lgs. 24/23 e devono avere ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato (i.e. La Società), di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, ai sensi dell’art. 3, co.2, lett. a) d.lgs. 24/23 il quale recita: “Per i soggetti di cui all’articolo 2, comma 1, lettera q), numero 1) e 2), alle persone di cui ai commi 3 o 4, che effettuano segnalazioni interne o esterne, divulgazioni pubbliche o denunce all’autorità giudiziaria o contabile, delle informazioni delle violazioni di cui all’art. 2, comma 1, lettera a), numero 3), 4) 5) e 6)
In particolare:

Violazioni del diritto UE
Si tratta di:

  • illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicati nelle parti 1B e 2 dell’Allegato al Decreto e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato allegato). Si precisa che le disposizioni normative contenute nelle parti indicate dell’Allegato sono da intendersi come un riferimento dinamico in quanto vanno naturalmente adeguate al variare della normativa stessa. In particolare, si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi. A titolo esemplificativo, si pensi ai cd. reati ambientali, quali, scarico, emissione o altro tipo di rilascio di materiali pericolosi nell’aria, nel terreno o nell’acqua oppure raccolta, trasporto, recupero o smaltimento illecito di rifiuti pericolosi;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE. Si pensi, ad esempio, alle frodi, alla corruzione e a qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, paragrafo 2, del TFUE). Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle imprese e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle imprese;
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti. In tale ambito vanno ricondotte, ad esempio, le pratiche abusive quali definite dalla giurisprudenza della Corte di Giustizia dell’Ue. Si pensi ad esempio a un’impresa che opera sul mercato in posizione dominante. La legge non impedisce a tale impresa di conquistare, grazie ai suoi meriti e alle sue capacità, una posizione dominante su un mercato, né di garantire che concorrenti meno efficienti restino sul mercato. Tuttavia, detta impresa potrebbe pregiudicare, con il proprio comportamento, una concorrenza effettiva e leale nel mercato interno tramite il ricorso alle cd. pratiche abusive (adozione di prezzi cd. predatori, sconti target, vendite abbinate) contravvenendo alla tutela della libera concorrenza.

Le segnalazioni che sono ESCLUSE dall’applicazione della normativa sono:

  • le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate. Sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro e fasi precontenziose, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona Segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato;
  • le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al d.lgs. 24/23 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al d.lgs. 24/23;
  • le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

4. CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

Per la gestione delle Segnalazioni, l’owner del processo di gestione è l’Ufficio Whistleblowing presso la Società Soluzioni Srls, via 1° Maggio 50, Ancona (AN), nominata Responsabile del Trattamento del dati ex art. 28 GDPR che ha incaricato figure competenti, formate e specializzate sulla materia. Sono stati pertanto attivati, ai sensi del d.lgs. 24/2023, i seguenti canali di Segnalazione:

  • tramite piattaforma online che consente l’invio in modalità informatica di segnalazioni in forma scritta del tutto confidenziali o, se ritenuto, in forma anonima, garantendo anche tramite crittografia, la riservatezza del Segnalante e della persona coinvolta, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione. L’identità del Segnalante sarà conosciuta dai Gestori della Segnalazione solo laddove lo stesso abbia espresso apposito consenso in tal senso. Il Segnalante potrà in ogni momento procedere all’inoltro della Segnalazione e seguire l’andamento della stessa collegandosi al seguente indirizzo: https://soluzioni-azienda.trusty.report/ La gestione delle segnalazioni interna può avvenire solo da parte di personale specializzato che dirigerà la Segnalazione in base a quanto previsto dalla normativa. Resta fermo l’onere del Segnalante di conservare e non diffondere le credenziali di accesso al portale per verificare lo stato della sua Segnalazione su “La tua casella di posta”, dove è possibile anche trasmettere ulteriori approfondimenti. Il Canale di Segnalazione scritto può subire delle variazioni. Nel qual caso l’Organizzazione provvederà ad aggiornare la presente procedura e darne pronta comunicazione a tutti gli Interessati.
  • in forma orale tramite numero telefonico dedicato che metterà direttamente in contatto il Segnalante con l’Ufficio Whistleblowing presente presso la sede della Società Soluzioni srls, via 1° Maggio 50, Ancona (AN) al seguente numero: 320 531 18 94. Il canale di Segnalazione orale sarà attivo dal lunedì al venerdì dalle 10:00 alle 12:00 e dalle 16:00 alle 18:00, richiedendo dell’Ufficio Whistleblowing; salvo periodi festivi o feriali, durante i quali rimarrà comunque attivo il canale di Segnalazione tramite piattaforma online. Tutte le informazioni scambiate nel corso della comunicazione telefonica rimarranno assolutamente riservate e l’eventuale numero di telefono utilizzato dal Segnalante non verrà memorizzato in rubrica. Resta ferma la possibilità di richiedere una modalità per ricontattare il Segnalante laddove fosse necessario per la corretta istruttoria della Segnalazione. L’operatore dell’Ufficio Whistleblowing ricevente redigerà un verbale della Segnalazione telefonica, compilando l’apposito modulo di Segnalazione e procederà alla registrazione nel registro cronologico riservato, detenuto dall’Ufficio stesso, indicando con un numero progressivo la Segnalazione ricevuta. Tale numero viene comunicato al Segnalante il quale potrà utilizzare il numero identificativo ogni volta che vorrà comunicare con l’Ufficio Whistleblowing per avere aggiornamenti sulla Segnalazione. Nel corso della telefonata, verranno comunicate le informazioni utile affinché la Segnalazione possa essere presa in carico quale Segnalazione di Whistleblowing, e verrà letta un’informativa breve sul trattamento dei dati personali, indicando le informazioni necessarie per reperire l’informativa estesa. In caso di utilizzo di questo canale di Segnalazione, la comunicazione di ricezione della Segnalazione e presa in carico, se compatibile con i requisiti normativi, avverrà all’atto della risposta e con la redazione del modulo.

Qualora il Segnalante utilizzasse il canale di Segnalazione tramite piattaforma online o tramite numero di telefono dedicato per richiedere un incontro in presenza, l’incontro avverrà, garantendo la completa riservatezza di quanto potrà emergere nel corso dello stesso, presso gli Uffici della sede della Società Soluzioni Srsl, con sede in Ancona (AN), via 1° Maggio, n. 50, 60131.

5. DESTINATARIO DEL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

La Società ha individuato quale Destinatario delle Segnalazioni l’Ufficio Whistleblowing presente presso la Società Soluzioni srls, con sede in Ancona (AN), via 1° Maggio 50,60131.

6. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA

6.1 Valutazione preliminare della Segnalazione

Al ricevimento della Segnalazione, l’Ufficio Whistleblowing incaricato:

  • svolge un’analisi preliminare dei contenuti della stessa (se necessario anche con il supporto di consulenti esterni specializzati) al fine di valutarne la rilevanza in relazione all’ambito di applicazione del Decreto Whistleblowing e, in generale, della Procedura;
  • archivia la Segnalazione qualora ritenga che la medesima non sia ammissibile in ragione di quanto previsto dal Decreto Whistleblowing e dalla presente Procedura, come ad esempio:
    – manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto riconducibili alle Violazioni tipizzate;
    – accertato contenuto generico della Segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero Segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o tale da non far comprendere il contenuto stesso della Segnalazione;
    – produzione di sola documentazione in assenza della Segnalazione di condotte illecite. In tal caso, l’Ufficio Whistleblowing ai sensi di quanto previsto dal d.lgs. 24/23 e dalla presente Procedura, dovrà avere cura di motivare per iscritto al Segnalante le ragioni dell’archiviazione;

Come previsto dall’art. 4, del d.lgs. 24/23, la Segnalazione presentata a un soggetto diverso dal Destinatario deve essere trasmessa immediatamente (entro sette giorni) a quest’ultimo, dandone contestuale notizia al Segnalante.

6.2 Gestione della Segnalazione

La gestione della Segnalazione avviene nel rispetto delle disposizioni di cui alla presente Procedura.
Nel gestire la Segnalazione l’ufficio Whistleblowing, svolge le seguenti attività:

  • rilascia al Segnalante un avviso di ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione (nel caso di utilizzo della piattaforma online, in caso di canale orale la conferma di ricevimento della Segnalazione viene data al momento della risposta e con la redazione del Registro);
  • mantiene le interlocuzioni con il Segnalante e – se necessario – richiede a quest’ultimo integrazioni;
  • fornisce seguito alle Segnalazioni ricevute;
  • fornisce riscontro alla Segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine dei sette giorni dalla presentazione della Segnalazione.

L’Ufficio Whistleblowing ha facoltà di richiedere il supporto di funzioni interne o consulenti esterni specializzati, nel rispetto dei requisiti di riservatezza previsti dal d.lgs. 24/23 e dalla presente Procedura.
L’Ufficio Whistleblowing, ha inoltre la facoltà di richiedere chiarimenti e/o integrazioni alla Persona Coinvolta durante lo svolgimento delle attività di gestione della Segnalazione. È fatta salva, inoltre, la possibilità per il Segnalante di fornire ulteriori informazioni nel caso in cui il fatto oggetto di Segnalazione sia proseguito, interrotto o addirittura aggravato. Le Segnalazioni (e la documentazione correlata) sono conservate dal Destinatario per il tempo necessario al trattamento delle stesse e, comunque, non oltre cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale del processo di gestione della Segnalazione.

6.3 Attività di indagine interna

l’Ufficio Whistleblowing, al fine di valutare una Segnalazione può svolgere le opportune indagini interne necessarie sia direttamente sia incaricando – fermo restando l’obbligo di riservatezza – un soggetto interno o esterno alla Società.

6.4. Chiusura della Segnalazione

Le evidenze raccolte durante le indagini interne vengono analizzate per comprendere il contesto della Segnalazione, per stabilire se si sia effettivamente verificata una violazione rilevante ai sensi della presente Procedura e/o del d.lgs. 24/23, nonché per identificare misure disciplinari, misure idonee a rimediare alla situazione che si sia determinata e/o a evitare che una simile situazione possa ripetersi in futuro. Inoltre, laddove sia stata accertata la commissione di una violazione l’Ufficio Whistleblowing procederà a comunicare le risultanze alla Direzione o a eventuali uffici a ciò delegati, affinché procedano con gli opportuni accertamenti.
Ad esito dell’attività istruttoria:

  • nel caso in cui siano stati ravvisati elementi di manifesta infondatezza si procederà all’archiviazione della Segnalazione con adeguata motivazione, dandone comunicazione al Segnalante;
  • nel caso in cui la Segnalazione appaia fondata, verranno identificati i soggetti, interni o esterni, a cui inoltrare la Segnalazione, per gli approfondimenti istruttori di competenza, le ulteriori verifiche necessarie, nonché per l’eventuale adozione di eventuali provvedimenti.

6.5 Attività svolta qualora la Segnalazione non venga archiviata

Nel caso in cui la Segnalazione non sia stata ritenuta manifestamente infondata l’Ufficio Whistleblowing, eventualmente con il supporto dell’Ufficio legale della Società o delle funzioni aziendali di volta in volta competenti nell’ambito della Segnalazione ricevuta, procedono ad identificare i soggetti a cui inoltrare la Segnalazione, competenti alla gestione della Segnalazione. Nel caso di trasmissione della Segnalazione all’Autorità giudiziaria o contabile, laddove l’Autorità giudiziaria o contabile, per esigenze istruttorie, volesse conoscere il nominativo del Segnalante, se disponibile, si provvederà a comunicare l’identità del medesimo.

Attraverso l’informativa privacy presente sul sito aziendale nella sezione dedicata al Whistleblowing, il Segnalante, la persona coinvolta o comunque i soggetti menzionati nella Segnalazione e tutti i soggetti legittimati, sono preventivamente avvisati della eventualità che la Segnalazione potrà essere inviata all’Autorità giudiziaria o contabile. Nel caso in cui la Società provveda all’inoltro della Segnalazione alla competente Autorità giudiziaria o contabile, ne darà comunicazione al Segnalante, se possibile. Eventuali successive integrazioni dovranno essere direttamente trasmesse da quest’ultimo all’Autorità giudiziaria individuata.

In caso di procedimento disciplinare, l’identità del denunciante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Diversamente, qualora la contestazione sia fondata sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante, e sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del Segnalante alla rilevazione della sua identità.
In ogni caso la difesa dell’incolpato potrà dedurre e comprovare, in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive, l’indispensabilità della conoscenza dell’identità del Segnalante.

Si precisa che in caso di risposta negativa all’autorizzazione alla trasmissione dei dati personali da parte del Segnalante il procedimento disciplinare non potrà aver seguito e conseguentemente non potranno essere presi provvedimenti nei confronti del presunto autore della condotta segnalata.

In particolare, è possibile che l’identità del Segnalante venga rilevata solo in presenza del consenso dell’interessato e qualora venga richiesta con comunicazione scritta e motivata:

  • nel procedimento disciplinare laddove il disvelamento dell’identità sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare;
  • nei procedimenti instaurati in seguito a segnalazioni interne o esterne laddove tale rivelazione sia indispensabile anche ai fini della persona coinvolta.

6.6 Segnalazioni anonime od estranea alla tutela del Segnalante

Le segnalazioni anonime anche se segnalate attraverso il canale interno e circostanziate, sono equiparate alle segnalazioni ordinarie. Le segnalazioni anonime, non adeguatamente circostanziate e documentate, saranno archiviate. Le segnalazioni che sono estranee alla tutela del whistleblower, presentate attraverso il canale dedicato al whistleblowing, saranno archiviate in quanto non oggetto della presente procedura e dell’ambito oggettivo della normativa.

7. MISURE DI PROTEZIONE

7.1. Misure di protezione a tutela del Segnalante

Le Segnalazioni devono essere effettuate in buona fede. Resta impregiudicata la responsabilità penale del Segnalante qualora una Segnalazione integri il reato di calunnia o di diffamazione o altre fattispecie di reato, salvi i casi di non punibilità di cui al d.lgs. 24/23. Il d.lgs. 24/23 prevede le seguenti misure di protezione nei confronti del Segnalante e dei Soggetti Collegati:

  1. Divieto di ritorsione in ragione di una Segnalazione;
  2. Misure di sostegno, che consistono in informazioni, assistenza, consulenza a titolo gratuito da parte di enti del terzo settore indicati in un elenco disponibile sul sito dell’ANAC in merito alle modalità di Segnalazione e alle previsioni normative in favore del Segnalante e della Persona Coinvolta;
  3. Protezione dalle ritorsioni, che comprende: o la possibilità di comunicare all’ANAC le ritorsioni che si ritiene di aver subito a seguito di una Segnalazione; o la previsione di nullità degli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione, da far valere anche in sede giudiziaria;
  4. Limitazioni di responsabilità in caso di rivelazione (o diffusione) di violazioni coperte da obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali oppure di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, se o al momento della rivelazione (o diffusione) vi fossero fondati motivi per ritenere che la stessa fosse necessaria per svelare la Violazione; e o sussistessero le condizioni di cui al successivo paragrafo;
  5. Limitazioni di responsabilità, salvo che il fatto costituisca reato, per l’acquisizione delle informazioni sulle Violazioni o per l’accesso alle stesse;
  6. Sanzioni.

7.2 Protezione dalle ritorsioni

Le misure ritorsive, anche solo tentate o minacciate, devono essere comunicate esclusivamente ad ANAC (art. 19 d.lgs. n. 24/2023) alla quale è affidato il potere esclusivo di accertare se la misura ritorsiva sia conseguente alla Segnalazione/denuncia/divulgazione pubblica di informazioni relative a violazioni.
In particolare, costituiscono ritorsioni, tra le altre, qualora riconducibili a tale configurazione:

  • il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
  • la retrocessione di grado o la mancata promozione;
  • il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
  • la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
  • le note di merito negative o le referenze negative;
  • l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
  • la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
  • la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
  • la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
  • il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
  • i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
  • l’inserimento in elenchi impropri sulla base di accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
  • la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
  • l’annullamento di una licenza o di un permesso;
  • la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

7.3 Condizioni per l’applicazione delle misure di protezione

Le misure di protezione sopra elencate si applicano al Segnalante e ai Soggetti Collegati a condizione che:

  1. al momento della Segnalazione, l’autore della Segnalazione avesse fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle Violazioni segnalate o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito di applicazione del d.lgs. 24/23;
  2. la Segnalazione è stata effettuata in conformità a quanto previsto dal d.lgs. 24/23. In particolare, per ritorsioni si intendono le fattispecie previste dall’art. 17 del d.lgs. 24/23, tra cui le seguenti fattispecie, che si riportano a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo:
    a. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
    b. il mutamento di funzioni;
    c. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
    d. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
    e. la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi.

8. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA RELATIVI ALL’IDENTITÀ DEL SEGNALANTE

Fatti salvi gli ulteriori obblighi di riservatezza previsti dal d.lgs. 24/23, si ricorda che l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi direttamente o indirettamente tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, par. 4 GDPR e dell’articolo 2-quaterdecies del Codice Privacy.
È opportuno considerare, inoltre, i seguenti obblighi specifici di riservatezza:

  1. nel procedimento penale l’identità del Segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti di cui all’art. 329 c.p.p.
  2. nel procedimento disciplinare:
    a) l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa;
    b) qualora la contestazione disciplinare sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità. In tal caso, è dato avviso al Segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

9. PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati personali nella gestione del canale di Segnalazione interno e delle Segnalazioni ricevute è effettuato a norma del GDPR e del Codice Privacy.
L’Organizzazione ha definito il proprio modello di ricevimento e gestione delle Segnalazioni interne, individuando misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, anche sulla base di una valutazione di impatto sulla protezione dei dati, ai sensi dell’art. 35 GDPR.

Il rapporto con fornitori esterni che trattano dati personali per conto dell’Organizzazione è disciplinato tramite un accordo sul trattamento dei dati, ai sensi dell’art. 28 del GDPR che definisce la durata, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento, in conformità a quanto previsto dall’art. 28 GDPR.
Le persone competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni ai sensi della presente Procedura sono state autorizzate a trattare i dati personali relativi alle Segnalazioni ai sensi degli artt. 29 e 32 GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy.
Al Segnalante e alle Persone Coinvolte saranno fornite idonee informazioni ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR.
Con riferimento all’esercizio dei diritti e delle libertà dell’interessato, nel caso in cui lo stesso sia la Persona Coinvolta, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 GDPR non potranno essere esercitati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 GDPR) qualora ne possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del Segnalante (art. 2-undecies del Codice Privacy e articolo 23 GDPR) e/o al perseguimento degli obiettivi di conformità alla normativa in materia di Segnalazione di condotte illecite. L’esercizio dei diritti da parte della Persona Coinvolta (incluso il diritto di accesso) potrà essere esperito, pertanto, nei limiti in cui la legge applicabile lo consente e successivamente ad un’analisi da parte degli organismi preposti, al fine di contemperare l’esigenza di tutela dei diritti degli individui con la necessità di contrasto e prevenzione delle violazioni delle regole di buona gestione societaria ovvero delle normative applicabili in materia. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se raccolti, devono essere cancellati immediatamente.

10. SANZIONI

È soggetto a sanzioni pecuniarie chiunque si renda responsabile di una delle seguenti condotte:

  1. compimento di atti di ritorsione ai danni del Segnalante o delle Persone Collegate in relazione a Segnalazioni;
  2. ostacolo o tentato ostacolo all’effettuazione della Segnalazione;
  3. violazione degli obblighi di riservatezza previsti dalla Procedura e dal d.lgs. 24/23;
  4. mancata istituzione dei canali di Segnalazione secondo i requisiti previsti dal d.lgs. 24/23;
  5. mancata adozione di una procedura per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni o mancata conformità della stessa al d.lgs. 24/23;
  6. mancata verifica e analisi delle Segnalazioni ricevute.

È, inoltre, prevista l’irrogazione di una sanzione disciplinare nei confronti del Segnalante quando (fuori da specifici casi previsti dal d.lgs. 24/23) è accertata in capo allo stesso:

  • anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria
  • ovvero la responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

11. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNA

ANAC attiva un canale esterno per le segnalazioni che garantisce, tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona Segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.
Le segnalazioni esterne devono essere trasmesse ad ANAC quale unico ente competente alla loro gestione, ad eccezione delle denunce alle Autorità giudiziarie

Le segnalazioni whistleblowing possono essere trasmesse ad ANAC da parte dei soggetti legittimati come indicati dall’art. 3 del d.lgs. n. 24/2023. Si precisa che ai sensi dell’art. 2, co. 1, lett. g) per “persona Segnalante” si intende “la persona fisica che effettua la Segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo”: il Segnalante deve essere necessariamente una persona fisica.

Non sono prese in considerazione, pertanto, le segnalazioni presentate da altri soggetti, ivi inclusi i rappresentanti di organizzazioni sindacali, in quanto l’istituto del whistleblowing è indirizzato alla tutela della singola persona fisica che agisce in proprio, non spendendo la sigla sindacale. In tale ultimo caso, le segnalazioni sono archiviate in quanto prive del requisito soggettivo previsto dalla normativa e, se relative a materie di competenza ANAC, sono trattate quali segnalazioni ordinarie. Si rammenta che la Segnalazione e la documentazione ad essa allegata sono sottratte al diritto di accesso nonché all’accesso di cui all’art. 2-undecies co. 1 lett. f) del codice in materia di protezione dei dati personali.

La Segnalazione esterna viene acquisita da ANAC mediante i canali appositamente predisposti.
Si tratta di:

  • Piattaforma informatica (presso il sito ANAC)
  • Segnalazioni orali
  • Incontri diretti fissati entro un termine ragionevole

Si precisa che il ricorso al canale di Segnalazione esterna istituito presso l’ANAC può avvenire solo se:

  1. il canale di Segnalazione interna indicato nella Procedura non risulti attivo;
  2. il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione al canale indicato nella Procedura e la stessa non ha avuto seguito;
  3. il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna tramite il canale previsto dalla presente Procedura, alla stessa non verrebbe dato seguito ovvero la Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
  4. il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione da segnalare possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico. Per l’utilizzo di tale canale di Segnalazione esterna o per il ricorso alla divulgazione pubblica si prega di fare riferimento alle linee guida e al sito ufficiale dell’ANAC.

12. DIVULGAZIONE PUBBLICA

Ferme restando le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione giornalistica con riferimento alla fonte della notizia, la persona Segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista in favore del Segnalante se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

  • la persona Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dalla legge (artt. 4 e 7 D.lgs. n. 24/2023) e non è stato dato riscontro nei termini stabiliti dalla stessa legge (artt. 5 e 8 D.lgs. n. 24/2023) in merito alle misure previste o adottate per dar seguito alle segnalazioni;
  • la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte le prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. La divulgazione pubblica delle violazioni deve avvenire nel rispetto delle condizioni poste dal legislatore affinché poi il soggetto che la effettua possa beneficiare delle tutele riconosciute dal decreto.
Se il soggetto riveli volontariamente la propria identità, non viene in rilievo la tutela della riservatezza.

13. DENUNCIA ALL’AUTORITÀ GIUDIZIARIA O CONTABILE

I soggetti tutelati dal D.lgs. n. 24/2023 possono rivolgersi alle Autorità giudiziarie o contabili, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo.

14. INFORMAZIONE E FORMAZIONE

Le informazioni sulla presente Procedura sono rese accessibili e disponibili a tutti, pubblicate anche nella sezione dedicata del sito internet aziendale. Le informazioni sulla Procedura sono rese disponibili anche in fase di assunzione e in fase di uscita di un dipendente. La formazione in materia di whistleblowing e, in generale, in merito alle disposizioni di cui alla presente Procedura, è, inoltre, inserita nei piani di formazione del personale previsti dall’Organizzazione in materia di compliance. Questa procedura potrà essere modificata o aggiornata in futuro; nel qual caso l’Organizzazione provvederà a rendere la nuova procedura disponibile con gli stessi canali.